Softskills (soziale Kompetenzen) in der Business Analyse: User Story- und Stakeholder-Gespräche

Ein Business Analyst (BA), Product Owner oder jeder, der User Stories ermitteln und schreiben muss, hat einen Fuß in dem spezifizierten Geschäftsbereich, den er unterstützt, und den anderen Fuß in der IT.

In einer modernen Software-Entwicklungsumgebung müssen man über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Dieses Video zeigt Ihnen wie Sie Unterhaltungen, die rund um User Stories stattfinden, am besten fördern und moderieren können.

Soft Skills oder People Skills sind soziale Kompetenzen. Im Gegensatz zu den Soft Skills beschreiben die Hard Skills die technischen Fähigkeiten. In diesem Video werden wir eine der wichtigsten sozialen Kompetenz für Business Analysten und Requirements Engineers erforschen – die Kommunikationsfähigkeit.

Rapport aufbauen

Zu Beginn eines jeden Anforderungserhebungs-Meetings ist die wichtigste Soft Skill der Business Analyse, das Vertrauen der anderen Teilnehmer zu gewinnen. Der Aufbau einer gegenseitigen Vertrauensbasis ist der einfachste Weg, dies zu erreichen.

Um eine solche Grundlage zu schaffen, brauchen Sie Smalltalk. Dabei ist es wichtig, sich über Dinge zu unterhalten, die nicht wichtig sind, und dabei Themen zu vermeiden, die in irgendeiner Form kontrovers sein könnten.

In der heutigen Zeit würde ich dringend davon abraten, politische Gespräche zu führen, es sei denn, man kennt die Person sehr gut; sonst könnte man einen Feuersturm auslösen, den man niemals kontrollieren kann.

Immer beim Thema bleiben

Es kann eine Herausforderung sein, beim Thema zu bleiben, denn als Menschen sind wir oft abgelenkt. Es ist leicht, in ein Thema abzudriften, das zwar faszinierend ist, aber nichts mit dem eigenen Ziel zu tun hat.

Glücklicherweise können wir Ablenkungen leicht vermeiden, wenn wir ein Ziel für das Meeting oder das Gespräch haben. Um wirksam zu sein, muss es jedoch schriftlich vorliegen. Schreiben Sie den Zweck des Meetings in die E-Mail, wenn Sie Teilnehmer einladen. Hängen Sie es während des Gesprächs oder des Anforderungs-Workshops an die Wand, so dass es während des gesamten Meetings sichtbar ist.

Jedes Mal, wenn jemand (auch Sie selbst) anfängt, sich mit einem der so interessanten Seitenthemen zu beschäftigen, können Sie die Diskussion immer wieder auf das aktuelle Thema zurückführen, indem Sie auf die Zielsetzung hinweisen.

Nonverbale Kommunikation und Körpersprache

Ein weiterer kritischer Teil einer effektiven Kommunikation ist die nonverbale Kommunikation. Es geht nicht nur darum, darauf zu achten, was die andere Person sagt oder tut, es geht ebenso sehr darum, auf ihre Körpersprache zu achten. Mimik, Gestik, Körperhaltung und Tonfall sind kraftvolle Kommunikationsmittel.

Seien Sie jedoch vorsichtig, denn nonverbale Kommunikation ist eine Zwei-Wege-Kommunikation. D.h. Sie senden Signale an die anderen Teilnehmer des User Story-Gesprächs oder Workshops, während diese Signale an Sie senden. Oft liegt der Schlüssel zum Erfolg in Gesprächen mit Stakeholdern in Ihrer Fähigkeit, die Bedeutung nonverbaler Hinweise im Kontext des Umfelds zu verstehen.

Minimierung von Missverständnissen

Das Ziel jedes Gesprächs über das Elizitieren oder Erstellen von Anforderungen ist es, Klarheit darüber zu erlangen, worum es bei der User Story, dem Feature, dem Epic, den Akzeptanzkriterien oder der Geschäftsanforderung, die Sie besprechen, geht.

Techniken zum Zuhören

Zuhören zu können, ist die wichtigste Kompetenz Ihres Business Analyst Skills Set. Wie können Sie diese Fähigkeit also verbessern? Es gibt drei verschiedene Techniken, die Business-Analysten und Requirements Engineers üben sollten:

• aktives Zuhören
• informatives Zuhören
• und Highway 350

Jede Technik hilft unabhängig von der anderen. Gemeinsam verleihen sie Ihnen die unbezahlbare Fähigkeit, nicht nur zu hören, was die andere Person sagt, sondern, was noch wichtiger ist, was sie nicht sagt.

Der Umgang mit schwierigen Menschen

Es gibt einige Leute, zu denen ich sofort ein gutes Verhältnis habe, und es gibt andere, zu denen ich einfach keine Verbindung herstellen kann. Den Unterschied zu erkennen, die Tatsache anzuerkennen, dass es Menschen gibt, die ich für „schwierig“ halten würde, ist ein erster Schritt.

Das Erlernen von Soft Skills im Umgang mit schwierigen Menschen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine effektive Kommunikation. Es ermöglicht Ihnen, ein gegenseitiges Verständnis über Ihre User Stories oder Stakeholder-Anforderungen zu entwickeln und kann den Erfolg Ihres Anforderungs-Meetings diktieren.

Fragetechniken: offene und geschlossene Fragen

Viele Business-Analyse-Ausbilder empfehlen, offene Fragen zu stellen, um User Stories, Epics, Funktionen und Geschäftsanforderungen zu ermitteln. Meiner Erfahrung nach verwenden gute Interviewer oder „Requirements Elicitors“ offene sowohl als auch geschlossene Fragen in Gesprächen zur Erfassung von Anforderungen oder User Stories. Sie müssen nur wissen, wann Sie welche Art von Fragen verwenden sollten.

Wenn Sie jemand zum Reden bringen wollen und viel Detail haben möchten, stellen Sie eine offene Frage. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie verstanden haben, was jemand gesagt hat, sind geschlossene Fragen sehr nützlich. Es ist wichtig, den Unterschied zu kennen und zu wissen, wann man welche verwendet.